Pengertian, tata cara, wawancara bertelepon
A).
Pengertian Telepon
Definisi telepon. Telepon berasal dari bahasa Yunani yaitu terdiri dari buah kata
yaitu tele yang berarti jauh, dan phone berarti bunyi. Telepon merupakan
pesawat atau alat penerima getaran bunyi dari jarak jauh. Pengertian teleon
dalam kehidupan sehari-hari mengandung pengertian mikrofon dan telepon.
Mikrofon berfungsi sebagai pengirim suara (yang menghadap mulut), sedangkan
telepon berfungsi yang menerima suara (yang menempel pada telinga).
B). Tata
Cara Bertelepon.
1).Tata Cara Bertelepon
1. Tempatkan
pemancar telepon sejajar dengan bibir anda,berjarak sekitar 2 jari dari mulut
2. Bicaralah dengan jelas atur nada dengan volume suara dengan baik, jangan
berteriak dan
bicaralah dengan tersenyum
3. Bicaralah dengan ramah dan sopan
4. Jangan makan ( Permen/Snack) saat menelpon
5.Akhiri pembicaraan jika maksud dan tujuan menelpon sudah selesai
2).Tata Cara Menerima Telepon
1. Jawablah
telepon dengan segera (maksimal 3 dering)
2. Informasikan identitas perusahaan, departemen, atau diri anda
3.Beriakan salam (sesuai waktu) pada penelpon dengan ramah
4.Cari tau
siapa nama penelpon tersebut
5.Jadilah orang yang penuh perhatian. Dengarkan pembicaraan tamu dengan
seksama, janagan
Memotong pembicaraan dan kuasai informasi
dengan sejelsa mungkin
6.Gunakan magic word yaitu kata-kata yang bagus sehingga menyentuh sanubari,
Seperti : maaf, silahkan, terima kasih,
dsb.
C).
Wawancara bertelepon
Berikut
wawancara bertelepon antara Indra dengan Budari. Pada suatu hari Indra tidak masuk
sekolah oleh karena itu Indra menelpon Budari Untuk Menanyakan PR.
Indra : “Halo, Selamat Malam”
Budari : “Halo, Selamat Malam”
Indra : “Bisa bicara dengan
Budari”
Budari : “Ia, dengan saya sendiri, ini
siapa?”
Indra : “Bud, aku Indra. ada PR untuk
besok?”
Budari : “Ada Dra, PR Bhs Indonesia buat
tokoh idola”
Indra : “Oh, itu aja PR nya?”
Budari : “ Iya itu aja Dra”
Indra : “ Terima kasih iya Bud”
Budari : “ Iya sama- sama”
D).Isi atau
Kesimpulan bertelepon
Kesimpulan
dari Saya
Isi atau
kesimpulan bertelepon antara Indra dan Budari adalah karena Indra tidak masuk
sekolah Indra menanyakan PR kepada Budari dengan cara menelponnya.
cara bertelepon yang baik
Adapun tata
cara yang baik saat menelpon adalah sebagai berikut :
1. Pegang
gagang telepon dengan baik. Hal ini penting untuk menghindarkan suara yang kita
keluarkan tidak jelas . Perhatikan juga jarak telepon, jangan terlalu dekat
ataupun terlalu jauh dengan mulut kita.
2. Usahakan
nafas kita pada saat berbicara tidak terdengar seperti mendengus di telepon.
Kasihan lawan bicara kita, mbrebek (kata orang Jawa)..: P
3. Ucapkan
salam baik pada saat kita menelpon atau menerima telepon, seperti Selamat Pagi,
Selamat Siang, Selamat Sore dsb. Bila menerima telepon di kantor biasanya kita
sebutkan identitas perusahaan, salam, nama dan kalimat bisa dibantu. Misal: PT
Kolang-Kaling, Selamat pagi/siang/sore, dengan Dian bisa dibantu..?
4. Jangan
lupa tanyakan identitas penelpon dengan kalimat, boleh tahu dengan
Bapak/Ibu/Mas/Mbak siapa saya berbicara..?
5. Gunakan
“Smiling Voice” selama pembicaraan berlangsung, bahkan sejak pertama
mengucapakan salam. Bagaimana sich membuat suara kita enak & empuk didengar
dan selalu seperti tersenyum..?ya kuncinya tersenyumlah selama berbicara dan
buat nada suara kita berada pada posisi suara rendah (jangan melengking) dan
menggunakan suara perut
6. Selama
pembicaraan jaga kecepatan bicara kita (pitch control) agar tidak terlalu cepat
dan terlalu lambat
7.Simak
baik-baik pesan atau kalimat yang diucapkan lawan bicara. Jangan memotong
pembicaraan. Bila perlu mencatat, siapkan selalu alat tulis di dekat kita
8.Apabila
tidak mengerti, tidak ada salahnya kita melontarkan pertanyaan
9. Simpulkan
hal-hal penting sepanjang pembicaraan sebelum mengakhiri pembicaraan
10.Akhiri
pembicaraan dengan pertanyaan “apakah ada lagi yang bisa saya bantu?” atau ada
hal-hal penting yang terlewat untuk disampaikan. Bila tidak maka ucapkan terima
kasih dan jangan lupa ucapkan kembali salam
11.Yang
menghubungi atau menelpon adalah yang meletakkan / menutup gagang telepon
terlebih dahulu. Hal ini untuk menghindarkan adanya hal penting yang mungkin
belum disampaikan sepanjang pembicaraan dan telepon keburu ditutup atau
berkesan kita mentup/membanting telepon padahal lawan biacara belum selesai
berbicara.
Selamat
mencoba, mudah-mudahan postingan ini bisa membantu mengingatkan kita semua agar
selalu bersikap santun saat meng handle telepon dari seseorang
